Artemis 7

Piattaforma per la Pianificazione ed il Controllo degli Investimenti

Artemis 7 software basato su tecnologia web, supporta tutti i processi chiave di business ed i ruoli ad essi associati di tutte le nostre soluzioni. La possibilità di avere soluzioni molteplici su di una piattaforma comune, rende immediata l’integrazione, il consolidamento e l’analisi di tutti gli investimenti aziendali

Click on each module of process map for overview L’architettura funzionale di Artemis 7 comprende un insieme integrato di processi op-down e bottom-up che permette agli stakeholders di concentrare la loro attenzione sugli aspetti chiave di business.

Trasformare la strategia in un portfolio integrato di investimenti Definire il giusto bilanciamento e composizione degli investimenti al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali Fornire priorità e destinare finanziamenti a quegli investimenti che generano il maggior valore Riconciliare il portfolio ed il budget aziendale per allineare gli obiettivi strategici a quelli operativi Aumentare la visibilità sulla richiesta di risorse umane per ottimizzarne l’utilizzo sfruttando le competenze più opportune e contenendo i costi Assicurare che l’esecuzione delle attività, il raggiungimento dei benefici attesi e le performance complessive siano in linea con gli obiettivi.

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Sia a livello aziendale che di divisione, i processi di pianificazione e controllo degli investimenti coinvolgono molteplici stakeholders. Artemis 7 permette accessi configurabili in funzione dei ruoli aziendali consentendo ad ogni utente di utilizzare solo quei moduli e quelle funzionalità di proprio interesse. Questo approccio rende l’uso dell’applicazione semplice per ogni stakeholder. Un accesso con il ruolo di “Guest” permette anche a stakeholders esterni di avere un’appropriata visibilità al portfolio. Artemis 7 supporta la comunicazione di informazioni verso utenti con specifici ruoli sulla base di eventi che sono intervenuti. Questo è vitale per supportare i diversi stakeholders per decidere rapidamente nel migliore dei modi e per allineare le loro azioni verso il raggiungimento del complesso degli obiettivi aziendali.

Artemis 7 utilizza i propri modelli metodologici per la pianificazione ed il controllo degli investimenti per fornire una gestione integrata del workflow.
Questi modelli di governance, orientati ai ruoli aziendali, contengono i passi, le milestone e gli stakeholders coinvolti nei processi di approvazione e di finanziamento di ogni investimento. L’applicazione utilizza questi workflow per sollecitare gli stakeholders identificati a rivedere formalmente ed approvare le diverse milestone attraverso il ciclo di vita degli investimenti, dei programmi e dei progetti. Analogamente a quelli orientati ai ruoli, sono disponibili modelli metodologici relativi ai progetti. Questi sono focalizzati sul livello di esecuzione dei progetti stessi e, in questo caso, sono i membri del team a dover rivedere, completare ed approvare le milestone chiave, i deliverables e le fasi dei progetti. Il workflow può essere modellato attraverso le varie fasi di ogni investimento o progetto trasferendo la responsabilità sulla base di ruoli definiti e stato delle attività. Artemis 7 traccia le variazioni delle informazioni chiave del progetto quali milestone metodologiche, date relative a fasi o altri indicatori chiave di performance come i costi di progetto, i benefici, i tempi ed i rischi.
Gli utenti hanno la possibilità di definire dei triggers legandoli ai cambiamenti delle informazioni chiave di progetto. Questi triggers possono spedire avvisi sia attraverso la piattaforma Artemis7 che per e-mail agli stakeholders del progetto informandoli istantaneamente delle criticità intervenute.

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Definizione e classificazione degli investimenti

Artemis 7 memorizza in un database centrale tutti gli investimenti aziendali in modo da poter richiamare rapidamente le informazioni di costi, benefici, risorse necessarie, rischi, interdipendenze ed ogni altra documentazione ad essi relativi.

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Definizione della priorità degli investimenti
Dopo aver individuato gli investimenti da effettuare, mediante Artemis 7 è possibile analizzare le priorità sulla base dei più diversi criteri quali, ad esempio, il loro allineamento strategico, il valore finanziario, i rischi ed i benefici e le balanced scorecards. Queste tecniche permettono di selezionare il giusto mix degli investimenti sulla base degli specifici obiettivi aziendali e delle disponibilità economiche o di risorse.

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Visibilità sull’allocazione del budget e delle risorse Artemis 7 permette di definire metodologie di approvazione dei finanziamenti in modo che l’allocazione dei fondi sia tracciabile durante tutto il periodo di vita dell’investimento. Artemis 7 permette agli enti investitori ed ai responsabili di budget di negoziare congiuntamente ed approvare l’allocazione dei fondi aziendali. A colpo d’occhio un ente finanziatore può vedere quali investimenti sta finanziando ed in che misura.

Revisione continua del portfolio
Un mercato che cambia rapidamente richiede una disciplina nella gestione del portfolio ed una sua revisione costante. Artemis 7 fornisce scorecards personalizzate che mostrano lo stato degli investimenti da molteplici prospettive quali i costi, i tempi, i benefici attesi, i rischi ed i Key Performance Indicators definiti dagli utenti. Anche il Ritorno degli Investimenti (ROI) ed il Valore Attuale Netto (NPV) possono essere monitorati costantemente.

Grazie a tempestivi messaggi di alerting, via e-mail o su home page, Artemis 7 informa automaticamente tutti gli stakeholders dei possibili problemi focalizzando su questi la loro attenzione. Un tempo di reazione più rapido accelera le decisioni, consente un risparmio e massimizza le opportunità. . Modelli alternativi per la strategia degli investimenti Nel mercato attuale il successo è di chi reagisce più rapidamente ai cambiamenti dei concorrenti. Artemis 7 fornisce sofisticate analisi di “what-if” che permettono di individuare strategie alternative rispetto ai costi o alle risorse umane coinvolte a fronte di potenziali cambiamenti del portfolio degli investimenti.

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Memorizzazione dei rischi e dei problemi
Artemis 7 permette di identificare, valutare e seguire l’evoluzione dei rischi connessi agli investimenti. L’elemento chiave nella gestione dei rischi è l’attribuzione della loro risoluzione ad un responsabile che, con la collaborazione del team, documenti ed attui le più corrette strategie per ridurne i possibili impatti. Anche in questo caso, le funzioni disponibili di alerting permettono agli stakeholders di capire come si modificano queste situazioni a rischio.

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Per le organizzazioni che necessitano di un automatismo per raccogliere, analizzare e verificare l’avanzamento delle richieste provenienti della struttura aziendale, il modulo di Demand Management di Artemis 7 fornisce una soluzione completamente configurabile. Grazie a funzionalità grafiche di modellazione del work-flow, le più diverse richieste quali idee di prodotto o domande di intervento, possono essere definite e processate sulla base di approvazioni successive. Questo modulo permette alle organizzazioni di gestire l’intero ciclo di vita di ogni tipo di richiesta che proviene dalla struttura aziendale ottimizzando il loro soddisfacimento sulla base degli obiettivi di business e delle priorità. Questo permette alle idee di essere rapidamente trasformate in nuovi prodotti o le richieste di intervento di essere incluse in progetti esistenti o generare proposte per nuovi investimenti. Il modulo di Demand Management può essere implementato isolatamente o integrato con le funzionalità di Portfolio Management di Artemis 7. Il disegnatore grafico di workflow è completamente rispondente agli standard dettati dal Business Process Management Iniziative (BPMI) e dal Object Management Group (OMG). Analizza la tendenza delle milestones per migliorare la tracciabilità degli aspetti realizzativi ei il raggiungimento dei benefici.

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Oltre alla gestione dell’approvazione dei finanziamenti e al monitoraggio di investimenti pluriennali, Artemis 7 fornisce anche specifiche funzionalità per supportare le aziende nel definire i budget operativi in modo che questi riflettano priorità ed obiettivi. Questo processo viene indicato come Performance-based Budgeting.

Il processo di Performance-based Budgeting fa leva sulle informazioni relative alle performance degli investimenti per supportare l’allocazione di risorse, definire e rivedere i budget operativi e, ancora più importante, PBB stabilisce un chiaro legame tra i finanziamenti ed i risultati. In questo modo, i budget riflettono realmente la strategia e le priorità operative e possono essere strettamente connessi con obiettivi misurabili, sia finanziari che di ogni altro genere. Il processo PPB di Artemis 7 risponde alle esigenze di tutte le figure aziendali coinvolte, dai responsabili dei singoli investimenti che ricercano i fondi necessari, ai responsabili dei singoli budget operativi, ai controllers finanziari che decidono le allocazioni dei finanziamenti stessi.

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Artemis 7 supporta un approccio semplice ed intuitivo per la pianificazione di programmi e di progetti che copre l’intero ciclo di vita dei progetti, dall’inizializzazione alla chiusura. L’approccio di Artemis 7 permette ai responsabili di programmi e di progetti di pianificare con una modalità top-down definendo inizialmente fasi, milestone e risorse ad un livello macro e fornendo successivamente i dettagli ulteriori richiesti durante il ciclo di vita del progetto.

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Questo approccio offre benefici sostanziali rispetto a quello bottom-up che richiede una pianificazione dettagliata e complessa prima che sia realmente richiesto o prima che siano effettivamente disponibili le informazioni per pianificare accuratamente ed efficacemente. Artemis 7 permette che gli investimenti siano scomposti in programmi ed in progetti da assegnare a uno o più program o project managers in relazione al livello di complessità e di controllo richiesto. I costi di programma, di progetto od operativi possono essere sommarizzati per essere confrontati con i budget definiti con la modalità top-down e con le previsioni consolidate con la modalità bottom-up.

Per quelle organizzazioni o enti che necessitano di un più dettagliato livello di pianificazione, Artemis 7 fornisce una gestione per task con le seguenti modalità:

• un Gantt editor che propone semplici funzionalità grafiche di planning
• una integrazione bidirezionale con Microsoft Project per esigenze di pianificazione e schedulazione più complesse.

I Capi Progetto possono allocare le persone del team di progetto su specifiche attività ed aggiornare i piani con l’avanzamento derivante dal loro impegno. Questo livello di pianificazione è ideale per comunità di progetto dove tutti devono collaborare per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Una funzionalità di vitale importanza di Artemis 7 è quella di potere definire un costo unitario di risorsa permettendo così il calcolo automatico dei costi da confrontare con quelli previsti.

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Anche in questo caso i Capi Progetto possono confrontare il budget loro assegnato a livello di programma con i costi previsti dai progetti nei quali il programma stesso è stato scomposto.

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Un requisito fondamentale di ogni ambiente evoluto, dove le competenze delle persone sono fondamentali, è l’efficace attribuzione delle risorse al team di progetto. Artemis 7 fornisce un semplice meccanismo, basato su un sofisticato motore di ricerca e di assegnazione, per allocare le risorse più adatte al progetto.

Richiesta e allocazione delle risorse Alcune aree aziendali possono avere l’esigenza di gestire un processo formale di richiesta ed allocazione delle risorse che coinvolge i Capi Progetto ed i Resource Managers. Artemis 7 supporta i Capi Progetto ad articolare le richieste per le tipologie di risorse delle quali necessitano e permette ai Resource Managers di rispondere sulla base degli impegni esistenti e degli skill richiesti. Grazie all’ausilio di tecniche grafiche innovative, questo processo può ridurre il tempo di reazione e migliorare la produttività dello staff. Infine, i Resource Managers possono elaborare scenari di “what-if” relativi ai team di progetto utilizzando una modalità intuitiva per scegliere la situazione più conveniente.

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Spazio di lavoro personale e time reporting per il team

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Artemis 7 fornisce uno spazio personale per le risorse del team facilitando lo scambio delle informazioni sul progetto e sulle attività routinarie. Oltre che alle funzionalità di gestione dei task, dei documenti e di alerting utili per la fase esecutiva dei progetti, Artemis 7 permette allo staff di accedere al modulo integrato di time reporting per fornire l’avanzamento delle attività così che possano essere calcolati i costi di progetto, evidenziato il suo stato e condivisi i problemi ed i rischi tra i componenti del team.

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Per migliorare la visibilità ed accelerare i processi decisionali, Artemis 7 fornisce un set completo di cruscotti standard oltre a funzionalità illimitate di analisi sul portfolio degli investimenti, sui budget e sul controllo dei costi, sulla misurazione dei benefici, sull’utilizzo delle risorse e sull’andamento dei progetti. Oltre a molteplici scorecards e ad altri indicatori chiave di performance, Artemis 7 offre una potente integrazione con Microsoft Excel rendendo il più diffuso spread-sheet un reale componente delle funzionalità di reporting dinamico.

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Si può creare un numero infinito di reports Excel grazie a modelli predefiniti e completamente integrati nell’ambiente operativo di ciascun utente, rispettando nel contempo i vincoli di sicurezza. Inoltre, Artemis 7 semplifica l’uso di strumenti di Business Intelligence di terze parti consentendo l’accesso ad un insieme predefinito di tabelle che possono essere generate automaticamente e periodicamente. Artemis 7 può essere integrato con qualsiasi portale aziendale grazie alle API standard così da avere un unico punto di visibilità e di controllo per poter decidere con informazioni complete.

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Artemis 7 fornisce complete funzionalità di collaboration, permettendo agli stakeholders ed ai membri del team di memorizzare e condividere le informazioni. Le funzionalità integrate di gestione della documentazione permettono di legare documenti e dati direttamente agli investimenti, ai progetti o agli item di lavoro.

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Un’area comune di discussione permette lo scambio informale di note e commenti. I rischi sono facilmente monitorati e controllati grazie ad un registro comune di rischi e problematiche. Gli utenti possono richiedere di ricevere aggiornamenti di specifici documenti sia attraverso e-mail che sulla home page di Artemis 7.

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Artemis 7 consente soluzioni completamente personalizzabili permettendo l’integrazione con sistemi esistenti e l’aggiunta di specifiche funzionalità. Le personalizzazioni possono essere realizzate con plug-in o, nei casi più complessi, con le Artemis 7 Application Program Interface (API). Inoltre, Artemis 7 fornisce uno schema completo di Import/Export XML per supportare il trasferimento dei dati del cliente. Gestione della Configurazione
Artemis 7 offre soluzioni altamente configurabili con un’architettura web-based disegnata per supportare ambienti distribuiti. Le sicurezze basate sui ruoli consentono agli utenti di utilizzare un’interfaccia intuitiva e facile da navigare che permette loro di operare con solo quelle informazioni rilevanti per i loro compiti. Artemis 7 supporta le più comuni piattaforme ed ambienti, ottimizzando gli investimenti tecnologici aziendali. Disegnato per essere diffuso senza vincoli, Artemis 7 utilizza valute multiple, consente l’uso multilingua (grazie al supporto del DBCS) ed è disponibile in Inglese, Francese, Tedesco, Spagnolo, Italiano, Russo, Olandese, Giappone, Cinese, Coreano……

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